VAT: Twój kwartał kończył się 31 sierpnia? Masz czas do 7 października

Dla wielu przedsiębiorców w Wielkiej Brytanii rozliczenie VAT to obowiązek, który powraca co trzy miesiące. Jeśli Twój kwartał VAT zakończył się 31 sierpnia, oznacza to, że masz czas do 7 października, by złożyć deklarację VAT i opłacić należny podatek. Brzmi prosto, ale w praktyce jedno przeoczenie terminu lub błąd w VAT może skutkować karą albo naliczeniem punktów karnych VAT przez HMRC.

Zapoznaj się z naszym krótkim poradnikiem na temat VAT w UK, w którym wyjaśniamy krok po kroku, jak przygotować się do złożenia deklaracji, jak działa system MTD VAT i jak uniknąć najczęstszych błędów.

Jak działają terminy VAT w UK?

Aby prawidłowo rozliczać VAT w UK, warto zrozumieć, jak działają terminy VAT. Każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako płatnik VAT w Wielkiej Brytanii rozlicza się z HMRC – zwykle ma to miejsce co kwartał.

Zasada jest prosta: termin złożenia deklaracji VAT oraz zapłaty podatku przypada 1 miesiąc i 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że jeśli Twój VAT kwartał kończył się 31 sierpnia, to masz czas do 7 października, aby wszystko złożyć i opłacić.

Nie wystarczy jednak wysłać samej deklaracji do określonej daty – HMRC wymaga, aby płatność VAT została zaksięgowana w tym samym terminie. Spóźnienie (nawet jednodniowe!) może skutkować naliczeniem odsetek lub karą w ramach nowego systemu „VAT penalty points”.  Warto pamiętać, że znajomość zasad i terminów to fundament, który pozwala uniknąć stresu i kosztownych pomyłek.

W przypadku firm z miesięcznym rozliczeniem VAT lub rocznym „Annual Accounting Scheme” obowiązuje ta sama zasada – termin płatności to 1 miesiąc i 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Co musisz zrobić do 7 października?

Jeśli Twój VAT kwartał zakończył się 31 sierpnia, masz kilka kluczowych obowiązków, które należy wykonać przed 7 października.

Po pierwsze – przygotuj wszystkie dane na temat sprzedaży i zakupów, takie jak faktury i inne dokumenty, które wpływają na kwotę VAT należnego lub naliczonego. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie księgowe spełnia wymogi MTD VAT (Making Tax Digital) – systemu, który wymaga elektronicznego przesyłania danych do HMRC.

Jeśli masz wątpliwości, czy Twój program (np. QuickBooks, Xero, FreeAgent) spełnia wymogi MTD, sprawdź listę zatwierdzonych programów na GOV.UK.

Następnie złóż deklarację VAT online – możesz to zrobić bezpośrednio przez konto HMRC lub za pośrednictwem swojego programu księgowego. Na koniec – ureguluj należność. Możesz dokonać przelewu ręcznie lub ustawić direct debit VAT, czyli automatyczne pobranie środków przez HMRC.

Uwaga: przelew musi zostać zaksięgowany do 7 października, a nie tylko wysłany tego dnia. Jeśli Twój bank przetwarza płatności w trybie standardowym, zrób to co najmniej dzień wcześniej. To najprostszy sposób, aby uniknąć stresu i nieprzyjemnych konsekwencji – a dobrze zaplanowany proces możesz powtórzyć w każdym kolejnym kwartale.

Poznaj najczęstsze błędy i dowiedz się, jak ich uniknąć

Nie każdy błąd VAT wynika z braku wiedzy – często to kwestia pośpiechu. Jednym z częstych problemów jest brak złożenia deklaracji, gdy firma w danym kwartale nie prowadziła sprzedaży. Pamiętaj: nawet wtedy musisz przesłać „zerową” deklarację.

Inny klasyczny problem to zbyt późne uruchomienie direct debit VAT. System potrzebuje kilku dni na aktywację, więc jeśli zrobisz to tuż przed terminem, płatność może nie zostać pobrana na czas. Równie groźne są błędne dane sprzedaży lub zakupów – niepoprawne wartości netto, złe stawki VAT czy pominięte faktury.

Pro tip: zawsze utrzymuj tzw. digital link – czyli cyfrowe połączenie między fakturą a deklaracją VAT. To wymóg systemu MTD VAT i podstawa każdej kontroli HMRC. Jeśli nie masz pewności, czy Twoje dane są poprawne, zleć ich weryfikację księgowemu lub użyj checklisty VAT, która pomoże Ci uniknąć błędów krok po kroku.

Jeśli chcesz korzystać z direct debit VAT, załóż je co najmniej 5 dni roboczych przed terminem płatności – HMRC potrzebuje czasu na weryfikację konta.

Co zrobić, jeśli popełnisz błąd?

Zdarza się, że mimo starań w deklaracji pojawi się błąd VAT. Na szczęście HMRC pozwala na korektę VAT, o ile błąd nie przekracza określonych progów kwotowych (obecnie 10 000 GBP lub 1% wartości obrotu). W takim przypadku możesz poprawić dane w kolejnej deklaracji.

Nawet jeśli błąd jest drobny, zachowaj notatkę księgową (VAT error note) z opisem, jak został skorygowany – to ułatwia ewentualne kontrole.

Jeśli błąd jest większy, należy zgłosić go osobno, korzystając z formularza VAT652. Dlaczego jest to tak istotne? Celowe zaniżanie zobowiązań może zostać potraktowane jako naruszenie przepisów. Warto pamiętać, że spóźnienie lub błędna deklaracja może skutkować karami i odsetkami, dlatego zawsze warto działać jak najszybciej.

W praktyce: wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy biur rachunkowych, takich jak Essence Accounting, aby mieć pewność, że deklaracja zostanie przygotowana poprawnie i złożona w terminie. Profesjonalne wsparcie to nie tylko oszczędność czasu, ale i gwarancja spokoju.

Skorzystaj z pomocy ekspertów Essence Accounting

Jeśli Twój VAT kwartał zakończył się 31 sierpnia, pamiętaj, że masz czas do 7 października na złożenie deklaracji VAT i zapłatę podatku. Zadbaj o komplet danych, przestrzegaj zasad MTD VAT, pilnuj terminów i unikaj błędów, które mogą kosztować Cię cenne punkty w systemie HMRC.

Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko zrobisz na czas – pobierz naszą check-listę VAT i sprawdź krok po kroku, czy Twoja deklaracja jest gotowa. Essence Accounting wspiera przedsiębiorców w UK w bezbłędnym rozliczaniu VAT UK – pozwól nam pomóc także Twojej firmie.

Mini-checklista VAT

Zanim minie 7 października, upewnij się, że zrobiłeś wszystko, co trzeba:

1. Dane i faktury

• Zgraj sprzedaż i zakupy z programu księgowego (CSV/PDF).
• Sprawdź, czy daty VAT obejmują właściwy okres i wszystkie noty kredytowe są ujęte.

2. Sprawdzenie transakcji

• Zobacz, czy nie przekroczyłeś progów EC Sales i czy poprawnie zastosowano reverse charge (jeśli dotyczy).
• Skontroluj kursy walutowe przy fakturach w EUR/USD.

3. Deklaracja i płatność

• Wyślij deklarację VAT online (MTD VAT) i sprawdź potwierdzenie HMRC.
• Ustal, jak zapłacisz VAT – direct debit VAT lub przelew.
• Zapisz w kalendarzu dzień pobrania środków lub termin przelewu (najpóźniej 7 października).