Czym jest faktura VAT i jak ją wystawić? Kompletny poradnik

Wpływy z podatku VAT (Value Added Tax) w Wielkiej Brytanii w roku podatkowym 2023/2024 wyniosły 159,75 miliarda funtów, co – zaraz po podatku dochodowym i składkach na ubezpieczenie społeczne – stanowi największe źródło opodatkowania dla rządu. Nic więc dziwnego, że faktura VAT to jeden z najpopularniejszych dokumentów w księgowości, którego zasady działania muszą być doskonale znane przez każde przedsiębiorstwo rozliczające się w systemie podatku od wartości dodanej.

Jak wygląda i co powinna zawierać faktura VAT? Czym różni się faktura od paragonu? Czy faktura musi mieć NIP? Odpowiednia znajomość specyfiki oraz zasad wystawiania faktur pozwoli Ci uniknąć błędów księgowych i spełniać wymogi brytyjskiego urzędu skarbowego (HMRC). Najważniejsze informacje na ten temat znajdziesz w naszym najnowszym artykule.

Faktura VAT – co to jest i jak wygląda taki dokument?

Faktura VAT to dokument, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT. W Wielkiej Brytanii faktura taka musi zawierać wszystkie zgodne z wytycznymi HMRC informacje – tylko wtedy będzie ona miała moc prawną. Zgodnie z zasadami księgowości, definicja faktury obejmuje dokument, który przedstawia transakcję handlową, a także określa kwotę netto, cenę brutto oraz wartość VAT dla danej umowy.

Podstawowa stawka VAT dla większości towarów i usług w Wielkiej Brytanii wynosi 20% – niektóre dobra, takie jak foteliki samochodowe dla dzieci czy energia domowa mają obniżoną stawkę do progu 5%, a stawka 0% obejmuje m.in. większość artykułów spożywczych i ubrania dziecięce.

Co powinna zawierać faktura VAT? Spis obowiązkowych informacji

Zastanawiając się, jak wygląda faktura, należy pamiętać o jej kluczowych elementach, które są ściśle określone w przepisach prawnych. Co powinna zawierać faktura zgodnie z wymogami HMRC? Poniżej znajdziesz listę najważniejszych informacji, które muszą znaleźć się w takim dokumencie:

• nazwa, adres i numer rejestracyjny VAT dostawcy,
• imię, nazwisko oraz adres nabywcy,
• unikalny numer identyfikacyjny faktury,
• datę wystawienia faktury,
• opis wystarczający do weryfikacji dostarczanych towarów lub usług,
• stawka VAT, kwota do zapłaty bez VAT oraz ilość towarów dla każdej pozycji,
• termin dostarczenia towarów lub usług,
• całkowita kwota brutto do zapłaty bez VAT,
• stawka oferowanego rabatu gotówkowego,
• całkowita kwota podatku VAT wyrażona w funtach,
• dane do przelewu.

Przed wystawieniem faktury klientowi upewnij się, że wszystkie podane informacje są pełne i prawidłowe.

Jak wystawić fakturę VAT – wersja papierowa czy elektroniczna?

Wypełnianie faktury VAT to proces, który wymaga precyzji i znajomości przepisów podatkowych – dokument taki mogą wystawić wyłącznie firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT. Jak wystawić fakturę, aby była zgodna z brytyjskim prawem?

W zależności od preferencji, Twoja firma może wystawiać faktury zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. E-fakturowanie to przede wszystkim łatwy i szybki dostęp do zamówień oraz redukcja papierowych dokumentów.

Dokumenty takie stanowią podstawowy dowód na to, że możesz odliczyć podatek VAT. Faktury są bardzo istotne z perspektywy prawa oraz Twoich klientów biznesowych – ich kopie zapasowe należy przechowywać w archiwum przez 6 kolejnych lat od końca roku podatkowego, w którym zostały wydane.

Essence Accountingoferuje kompleksowe usługi księgowe i doradcze, które pomogą Twojej firmie w prawidłowym wystawianiu i zarządzaniu fakturami VAT. Skorzystaj z naszego wsparcia księgowego, aby upewnić się, że każdy dokument jest poprawnie przygotowany.

Rodzaje faktur VAT – co to jest faktura uproszczona, zmodyfikowana i tradycyjna?

W brytyjskiej księgowości wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje faktur – należą do nich faktura uproszczona, zmodyfikowanaoraz tradycyjna. Tradycyjna faktura to taka, która zawiera wszystkie niezbędne informacje, o których wspominaliśmy wcześniej. W niektórych przypadkach, w celu przyspieszenia formalności można jednak stosować również fakturę uproszczoną – ma to miejsce w przypadku transakcji o wartości do 250 GBP (w tym VAT). Dokument ten powinien zawierać:

• Twoje imię, nazwisko i adres,
• numer rejestracyjny VAT,
• datę dostawy,
• opis towarów lub usług,
• stawkę VAT za każdą pozycję,
• całkowitą kwotę do zapłaty z VAT.

Ten typ faktury VAT zazwyczaj jest stosowany przez dostawców detalicznych lub w przypadku drobnych transakcji, które nie wymagają obszernej dokumentacji.

W przypadku przekroczenia progu transakcji 250 GBP, nie można wystawić już faktury uproszczonej. W takim przypadku można jednak zdecydować się na fakturę zmodyfikowaną, która stanowi pewne ułatwienie dla księgowania dużych zamówień. Główną różnicą tego dokumentu w porównaniu do tradycyjnej faktury jest przedstawienie cen produktów z uwzględnieniem podatku VAT. Pamiętaj jednak, że zmodyfikowana faktura VAT może być wydana wyłącznie po wyrażeniu zgody na taką formę przez klienta.

Jakie różnice występują między fakturą VAT a paragonem?

Zarówno paragon, jak i faktura to dokumenty wystawiane w procesie sprzedaży, które zawierają cenne informacje dla firm i klientów. Zastanawiasz się, czym różni się faktura od paragonu? Paragon to dokument, który tak samo jak faktura potwierdza sprzedaż, ale zazwyczaj jest wydawany dla klientów indywidualnych, a nie firm. Paragony nie zawierają szczegółowych informacji, które są wymagane na fakturze, takich jak numer VAT sprzedawcy. W kontekście przedsiębiorców faktury są ważne ze względu na to, że mogą zostać one wykorzystane do rozliczeń podatkowych.

Podstawową różnicą między fakturą a paragonem jest również moment, w którym są wystawiane. Faktury VAT są zazwyczaj przekazywane przed wysłaniem płatności przez klienta – jedną z ich roli jest udokumentowanie żądania zapłaty. Paragon działa jako dowód zapłaty, który klient otrzymuje po dokonaniu transakcji.

Zleć zarządzanie fakturami VAT profesjonalistom z Essence Accounting

Faktura VAT to nie tylko dokument księgowy, ale także ważny element rozliczeń podatkowych. Niezależnie od skali prowadzonej przez Ciebie działalności, Essence Accounting zapewnia kompleksową obsługę w zakresie księgowości i rozliczeń VAT. Nasze usługi obejmują zarówno księgowość ogólną, jak i doradztwo podatkowe, pomagając Twojej firmie spełniać wszystkie wymogi HMRC. Skontaktuj się z nami, aby skorzystać z profesjonalnej pomocy w zakresie wystawiania i zarządzania fakturami VAT.