Poznaj koszty, które często gubimy przed Self Assessment

Jeśli prowadzisz działalność w Wielkiej Brytanii albo masz dochody, które musisz wykazać w ramach Self Assessment, warto dobrze przyjrzeć się temu, jakie wydatki możesz odliczyć. Ujęte prawidłowo pozwolą obniżyć podatek, natomiast przesadzone lub nieudokumentowane mogą skończyć się korektą, karą albo przynajmniej koniecznością tłumaczenia się przed HMRC. Jak więc rozpoznać te właściwe koszty i nie przesadzić?

Zacznijmy od podstaw: co oznacza termin „allowable expenses”?

Dopuszczalne wydatki to koszty poniesione wyłącznie w związku z działalnością biznesową czyli takie, które realnie służą prowadzeniu firmy, zdobywaniu klientów, świadczeniu usług czy wykonywaniu pracy. W brytyjskich wytycznych często pojawia się określenie „wholly and exclusively”, które oznacza „całkowicie i wyłącznie na potrzeby działalności”.

Jeśli dany koszt ma charakter mieszany (np. prywatno-biznesowy), można odliczyć jedynie tę część, która faktycznie dotyczy biznesu – racjonalnie wyliczoną i możliwą do uzasadnienia. W praktyce oznacza to, że przy kosztach mieszanych należy rzetelnie wyodrębnić część biznesową, a przy kosztach powtarzalnych – stosować spójny sposób wyliczeń i trzymać się go w kolejnych okresach. Dobrą praktyką jest także prowadzenie krótkich notatek lub załączanie opisów do faktur, aby w razie pytań HMRC jasno wykazać związek wydatku z przychodem.

Przykłady typowych kosztów i zasady ich stosowania

Mając na uwadze wspomniane powyżej zasady, przyjrzyjmy się poszczególnym obszarom, zaczynając od jednego z najczęstszych wśród osób samozatrudnionych: pracy z domu.

Home office

Jeśli prowadzisz działalność z domu, możesz odliczyć część kosztów mediów, czynszu lub rachunków za internet i telefon – ale tylko za okres, w którym faktycznie używano przestrzeni do celów biznesowych.

Przykład: jeśli masz cztery pokoje i jeden z nich pełni funkcję biura, możesz rozliczyć proporcję kosztów przypadającą na ten pokój. Alternatywnie można skorzystać z uproszczonej metody rozliczania „simplified expenses” (czyli ryczałtu), pod warunkiem przepracowania w domu określonej liczby godzin miesięcznie.

Ważne: nie wolno łączyć metody proporcjonalnej i ryczałtowej dla tych samych kosztów.

Samochód używany w działalności

W przypadku posiadania samochodu obowiązują dwie główne metody rozliczania:

Pierwsza to stawki milowe (mileage allowance), które są stosowane przy korzystaniu z prywatnego auta do celów służbowych. Zwykle obowiązują stawką jest 45 pensów za milę do pierwszych 10 000 mil w roku podatkowym oraz 25 pensów za każdą kolejną milę. Mileage allowance obejmuje wszystkie wydatki (paliwo, serwis, ubezpieczenie), więc nie należy dodatkowo odliczać innych kosztów eksploatacyjnych.

Drugą metodą są rzeczywiste koszty, uwzględniające paliwo, serwis, ubezpieczenie, ewentualną amortyzację (w przypadku auta firmowego) i inne faktyczne wydatki.

Ważne: Pamiętaj, że nie można mieszać obu metod dla tego samego pojazdu. Wybór obowiązuje przez cały okres rozliczania auta. Dodatkowo dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie stanowi dopuszczalnego kosztu.

Telefon, internet i łączność

Jeśli korzystasz z telefonu lub internetu zarówno prywatnie, jak i służbowo, możesz odliczyć tylko część odpowiadającą użytkowi biznesowemu. Ważne, by umieć uzasadnić sposób wyliczenia tej proporcji (np. procent czasu, liczba rozmów, dane zużyte do celów firmowych).

Sprzęt, oprogramowanie (software) i narzędzia

Zakup komputera, oprogramowania czy sprzętu potrzebnego do pracy może zostać rozliczony jako koszt bieżący lub jako tzw. wydatek kapitałowy (capital allowance) – zwłaszcza jeśli sprzęt będzie służył przez kilka lat. W zależności od rodzaju wydatku mogą obowiązywać różne zasady ujęcia go w kosztach.

Podróże służbowe i dieta („subsistence”)

Jeśli regularnie podróżujesz poza swoje normalne miejsce pracy, możesz odliczyć koszty dojazdu, noclegów oraz posiłków związanych z podróżą służbową. Natomiast codzienny lunch „pod domem” ani koszt dojazdu z domu do stałego biura nie są traktowane jako koszty dopuszczalne.

Czego zwykle nie można odliczyć?

Do najczęstszych wydatków, które nie kwalifikują się jako koszty, należą:

• dojazdy z domu do stałego miejsca pracy,
• mandaty i kary (np. za parkowanie, przekroczenie prędkości),
• wydatki o wyraźnie prywatnym charakterze — nawet jeśli tylko częściowo.
• Codzienna odzież (nawet jeśli noszona do pracy)
• prezenty dla rodziny

Jeśli dany wydatek był choć w części prywatny, trzeba go odpowiednio zmniejszyć lub całkowicie wyłączyć.

Mini-checklista: co sprawdzić przed rozliczeniem?

Przed złożeniem deklaracji warto:

• przejrzeć wyciągi bankowe i kalendarz – zaznaczyć wszystkie podróże, spotkania i zakupy biznesowe,
• rozdzielić koszty na „wyłącznie biznesowe” oraz „mieszane”,
• przy użytkowaniu auta – zapisywać trasy i liczbę przejechanych mil (np. w aplikacji lub arkuszu),
• zebrać faktury za software, domeny, hosting, licencje i narzędzia biurowe,
• upewnić się, że każdy koszt jest udokumentowany – brak dowodu zakupu oznacza, że koszt może zostać zakwestionowany.

Czy wiesz już, jakie wydatki możesz odliczyć?

Dobrze opisane i udokumentowane koszty to niższy podatek i spokojne rozliczenie.
Naciągane, niejasne lub słabo udokumentowane koszty z kolei wiążą się z ryzykiem korekty, dopłaty lub kary.

Podchodź do kosztów z rozsądkiem, trzymaj dokumenty, stosuj zasadę „wholly and exclusively” i nie mieszaj metod rozliczania, szczególnie w przypadku samochodu – to najlepszy sposób, aby Twoje Self Assessment było znacznie prostsze i bezstresowe. Nie jesteś pewien, jak przeprowadzić rozliczenie z HMRC? Skorzystaj z pomocy specjalistów z Essence Accounting i zobacz, że dopełnienie niezbędnych formalności może być proste.